Les remboursements des frais

EnvoyerImprimerMis à jour le 09/02/09

Il existe trois possiblités pour le remboursement des frais liés à l’activité d’un bénévole :

Option pour une réduction d’impôts

Depuis l’intervention de la loi n° 2000-627 du 6 juillet 2000, modifiant l’article 200 du Code général des impôts, les bénévoles qui engagent des frais dans le cadre de leur activité associative, peuvent, s’ils n’en demandent pas le remboursement, bénéficier de la réduction d’impôts applicable au titre des dons aux oeuvres ou organismes d’intérêt général.

Cette possibilité est admise si les conditions suivantes sont remplies :

  • les frais pris en compte pour le calcul de la réduction d’impôts doivent avoir été engagés en vue strictement de la réalisation de l’objet social d’une oeuvre ou d’un organisme d’intérêt général,

  • ils doivent être dûment justifiés (factures, billets de trains…) et être constatés dans les comptes de l’organisme,

  • le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement. Cette renonciation expresse peut prendre la forme d’une mention portée sur la note de frais ainsi rédigée : " je soussigné … certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ".

S’agissant des frais engagés par les bénévoles utilisant leur propre véhicule (voiture automobile, vélomoteur, scooter ou moto), l’administration fiscale a institué un barème de remboursement applicable lorsque les intéressés ne sont pas en mesure de justifier du montant réel des dépenses effectivement supportées (instruction fiscale du 29.10.2001, BOI n° 5 B-18-01). Le montant de déduction est de 0,279 € au km pour les véhicules automobiles et de 0,107 € au km pour les vélomoteurs, scooters, motos. Ces tarifs sont réévalués chaque année.

Remboursement des frais réels :

L’association peut rembourser les frais s’ils sont :

  • réels : la tâche aura dû être accomplie (pas de mission fictive),

  • justifiés par une facture ou des reçus divers remis par les commerçants ou les prestataires de service,

  • proportionnels à l’activité : toute demande de remboursement qui pourrait présenter un caractère somptuaire pourrait être considérée par l’administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts (Rép. min. n° 8718, JOANQ du 10 avril 1989, p. 1705).

Lorsque ces conditions sont réunies, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par l’association au sein de laquelle ils exercent leur activité bénévole.

Remboursement forfaitaire des frais :

Le régime est identique à celui des salariés. Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l’association peut pour des raisons de commodité, allouer des allocations forfaitaires. Toutefois, en raison des difficultés pour apporter la preuve correspondant à ces remboursements, le régime des remboursements de frais sur une base forfaitaire doit être utilisé avec circonspection et ne s’appliquer que lorsque l’approximation par rapport aux frais réels est suffisante (ce qui est le cas notamment pour les indemnités kilométriques pour lesquelles il est possible de se référer aux barèmes fixés par l’administration au début de chaque année civile). De même, s’agissant des frais de repas, on peut se reporter au barème forfaitaire applicable aux salariés pour l’application de la législation de sécurité sociale (par exemple, dans le cas général, le repas est évalué à une fois la valeur du minimum garanti, soit 3,21€ depuis le 1er juillet 2007).

En savoir plus:

www.associations.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=150